Abonnementsvoorwaarden Terugstorten.nl

1. Toepasselijkheid

Deze abonnementsvoorwaarden gelden voor organisaties die een betaalde klantomgeving van Terugstorten.nl afnemen of gebruiken, tenzij schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt.

Voor gesponsorde of verstrekte licenties via bijvoorbeeld een gemeente, sportbond of andere licentiegever gelden deze voorwaarden aanvullend op de voorwaarden van de betreffende licentieregeling.

2. Dienstverlening

Met Terugstorten.nl kan een organisatie onder meer declaraties ontvangen, bonnen laten uitlezen, bedragen controleren, goedkeuringsroutes gebruiken, vaste declaranten uitnodigen en declaraties of voorschotten administratief verwerken.

De precieze inrichting van de klantomgeving kan verschillen per organisatie, bijvoorbeeld door gekozen instellingen, rollen, goedkeuringsgrenzen, modules of licentieafspraken.

3. Tarieven en betaalvormen

Terugstorten.nl kent op dit moment twee standaard betaalvormen:

• Maandbetaling: € 9,95 exclusief btw per maand;
• Jaarbetaling: € 99,99 exclusief btw per jaar.

Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Wanneer prijzen in de toekomst wijzigen, worden bestaande klanten daar tijdig vooraf over geïnformeerd. Een prijswijziging werkt niet met terugwerkende kracht.

4. Looptijd en verlenging

Een standaard abonnement wordt aangegaan voor een eerste contractperiode van twaalf maanden.

Na afloop van die eerste periode wordt het abonnement telkens automatisch met opnieuw twaalf maanden verlengd, tenzij tijdig is opgezegd.

De gekozen betaalvorm (maandelijks of jaarlijks betalen) verandert niets aan de contractduur van twaalf maanden.

5. Opzegging

Opzeggen kan uiterlijk twee maanden vóór het einde van de lopende contractperiode.

Als niet tijdig wordt opgezegd, loopt het abonnement automatisch door voor een volgende periode van twaalf maanden.

Opzegging kan via de afgesproken beheerroute of door contact op te nemen met Terugstorten.nl.

6. Facturatie en betaling

Facturatie vindt plaats volgens de gekozen betaalvorm of volgens de gemaakte licentie- of maatwerkafspraken.

Facturen moeten worden betaald binnen de betaaltermijn die op de factuur staat vermeld. Wanneer een betaling uitblijft, kan Terugstorten.nl de organisatie hierover informeren en zo nodig het abonnement administratief op een wacht- of achterstandsstatus zetten totdat de situatie is opgelost.

Eventuele afwijkende afspraken over betaling, sponsoring of licentieafhandeling kunnen in een aparte overeenkomst of regeling worden vastgelegd.

7. Gesponsorde licenties

Een organisatie kan toegang krijgen via een gesponsorde of verstrekte licentie, bijvoorbeeld vanuit een gemeente, sportbond, koepelorganisatie of andere licentiegever.

Bij een licentie kunnen de duur, omvang, voorwaarden en kostenverdeling afwijken van een regulier abonnement. In dat geval gelden de afspraken van de licentiegever of het licentieprogramma aanvullend.

Wanneer een licentie afloopt, kan de organisatie desgewenst overstappen naar een regulier betaald abonnement, voor zover daarover overeenstemming wordt bereikt.

8. Gebruik en verantwoordelijkheden

De klantorganisatie is verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de omgeving, het beheer van eigen gebruikers, het zorgvuldig omgaan met inloggegevens en het rechtmatig verwerken van gegevens binnen de eigen organisatie.

De organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor de controle en goedkeuring van financiële gegevens. Hulpmiddelen zoals OCR of AI-ondersteuning zijn bedoeld om het proces te versnellen, maar vervangen geen eigen controle.

Misbruik, onbevoegd gebruik of gebruik in strijd met wet- en regelgeving kan aanleiding zijn om toegang tijdelijk te beperken of te beëindigen.

9. Beschikbaarheid

Terugstorten.nl spant zich in om de dienst zorgvuldig en stabiel beschikbaar te houden. Onderhoud, updates, beveiligingsmaatregelen en functionele verbeteringen kunnen ertoe leiden dat onderdelen tijdelijk beperkt beschikbaar zijn.

Terugstorten.nl geeft geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid, maar zal storingen en beperkingen wel zo snel als redelijk mogelijk behandelen.

10. Administratie downloaden en optioneel leesarchief

Een bevoegde organisatiebeheerder kan de in Terugstorten opgeslagen administratie downloaden: declaraties, voorschotten, beschikbare bonnen, besluiten, het logboek en eigen Terugstorten-facturen. De export bevat leesbare bestanden en een controlelijst. Externe bank- en boekhoudgegevens vallen hier niet onder. De organisatie controleert de volledigheid en bewaart zelf een veilige kopie.

De klantorganisatie blijft verantwoordelijk voor haar toepasselijke bewaarplicht. Terugstorten voert geen bankbetalingen van declaraties uit. Dat verandert niets aan onze verplichtingen als verwerker of aan de afspraken over beveiliging en teruggave van gegevens.

Na beëindiging kan de organisatie afzonderlijk kiezen voor een betaald leesarchief van € 27,50 exclusief 21% btw per organisatie per jaar (€ 33,28 inclusief btw). Dit geeft bevoegde beheerders alleen toegang om bestaande dossiers te bekijken en te downloaden; nieuwe declaraties, bonnen, wijzigingen en goedkeuringen zijn niet inbegrepen.

Het leesarchief is vrijwillig en wordt pas besteld na uitdrukkelijke bevestiging door een beheerder. De archiefperiode staat op de factuur. Online inzage is beschikbaar tijdens de betaalde periode. Het archief wordt jaarlijks verlengd zolang de organisatie die verlenging niet vóór de volgende periode uitschakelt. Ongeveer 30 dagen vooraf sturen wij een herinnering. Uitschakelen van verlenging beëindigt niet de reeds betaalde inzageperiode.

Een administratie-download blijft zonder archiefabonnement mogelijk zolang de gegevens nog bij ons beschikbaar zijn. Dit is geen toezegging van onbeperkte gratis bewaring. Na beëindiging spreken wij met de organisatie teruggave en eventuele verwijdering af; het aflopen of niet betalen van het archief leidt niet zelfstandig tot automatische verwijdering. De verwerkersafspraken en toepasselijke wettelijke bewaarplichten blijven gelden.

Wij bewaren de bestaande administratie in het leesarchief. Meerjarige bewaring, back-ups, beveiliging en beschikbaarheid horen bij deze dienst; er wordt geen onbeperkte nieuwe opslag aangeboden.

11. Wijzigingen en contact

Deze abonnementsvoorwaarden kunnen worden aangepast als de dienstverlening, wetgeving of commerciële opzet verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

Een vraag over deze voorwaarden kan worden gesteld via het contactformulier.