Privacyverklaring Terugstorten.nl

1. Wie is verantwoordelijk?

Terugstorten.nl is een product van TweQxt.

Voor gegevens die je invult op de commerciële website, in het contactformulier, bij een klantaanvraag, voor een abonnement of voor platformbeheer is TweQxt de verwerkingsverantwoordelijke.

Bij declaraties en voorschotten bepaalt de aangesloten vereniging of organisatie waarom en hoe persoonsgegevens worden gebruikt. Die organisatie is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Terugstorten.nl verwerkt deze gegevens in opdracht van de organisatie en is daarbij verwerker.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Website, contact en klantaanvraag

• naam en contactgegevens;
• naam, soort en gegevens van de organisatie;
• de inhoud van een vraag of aanvraag;
• technische beveiligingsgegevens, zoals tijdstip en een afgeschermde registratie van het IP-adres.

Klantbeheer en accounts

• naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en gebruikersrol;
• inlog-, activatie- en beveiligingsgegevens;
• organisatie-instellingen, abonnementen, licenties en factuurgegevens;
• audit- en activiteitengegevens om wijzigingen en financiële handelingen controleerbaar te houden.

Declaraties, voorschotten en Mijn Terugstorten

• naam, e-mailadres, telefoonnummer en IBAN;
• bonafbeeldingen, aankoopgegevens, bedragen, btw, categorieën en toelichtingen;
• vragen, antwoorden, goedkeuringen, betalingsstatus en administratieve verwerking;
• gegevens die nodig zijn voor het signaleren van dubbele bonnen en het bijhouden van een controlelogboek.

Van nieuw toegevoegde bonafbeeldingen bewaren we ook het aangeleverde bestand, naast de verkleinde weergave, zodat de herkomst controleerbaar blijft. Bij oudere bonnen kan alleen de destijds opgeslagen versie beschikbaar zijn.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens. Zet zulke informatie daarom niet in vrije tekstvelden of op bijlagen wanneer dat niet noodzakelijk is.

3. Waarom verwerken we gegevens?

4. Bonherkenning en AI

Bonnen kunnen met kunstmatige intelligentie worden uitgelezen om bijvoorbeeld leverancier, datum, totaalbedrag, artikelen en btw voor te stellen. De uitkomst is een hulpmiddel. Een bevoegde gebruiker controleert en kan de gegevens aanpassen voordat een declaratie of voorschot financieel wordt afgehandeld.

Er wordt geen uitsluitend geautomatiseerd besluit genomen dat voor de indiener juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen heeft.

5. Met wie worden gegevens gedeeld?

Gegevens zijn alleen toegankelijk voor personen die deze voor hun rol nodig hebben, zoals de indiener, penningmeester, beoordelaar en bevoegde beheerder van de klantorganisatie.

Voor de technische dienstverlening kunnen gegevens worden verwerkt door leveranciers van hosting, e-mail, beveiliging, betalingsverwerking en AI-bonherkenning. Een klantorganisatie kan goedgekeurde declaratiegegevens en bonnen bovendien laten doorsturen naar haar administratiekantoor of boekhoudomgeving.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, worden passende wettelijke waarborgen gebruikt.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor financiële administratie sluiten we, voor zover de fiscale bewaarplicht van toepassing is, aan bij de geldende regels van de Belastingdienst.

• contactvragen en klantaanvragen: zolang nodig om de vraag of aanvraag te behandelen en eventuele vervolgafspraken vast te leggen;
• klant-, abonnements- en factuurgegevens: gedurende de klantrelatie en daarna zolang een wettelijke of administratieve bewaarplicht geldt;
• declaraties, bonnen en voorschotten: volgens de administratieplicht en instructies van de klantorganisatie. Voor fiscale basisgegevens geldt in beginsel een bewaartermijn van 7 jaar. In bijzondere gevallen kan een termijn van 10 jaar gelden, bijvoorbeeld voor gegevens over onroerende zaken of bepaalde btw-regelingen;
• beveiligings- en auditlogs: zolang nodig voor controle, beveiliging, geschillen en het aantonen van correcte financiële verwerking.

Een bevoegde beheerder kan de beschikbare administratie downloaden. Na beëindiging kan de organisatie afzonderlijk een betaald leesarchief afnemen. Dit is alleen bedoeld voor inzage en export van de bestaande administratie; de organisatie bepaalt met ons hoe lang bewaring nodig en rechtmatig is. Afspraken over teruggave en verwijdering blijven ook zonder leesarchief gelden.

De klantorganisatie blijft verantwoordelijk voor de bewaartermijn die in haar situatie van toepassing is. Na beëindiging van een klantomgeving worden gegevens verwijderd of teruggegeven volgens de afspraken met de klantorganisatie, tenzij een wettelijke bewaarplicht langer bewaren vereist.

Meer informatie over fiscale bewaartermijnen bij de Belastingdienst.

7. Cookies en beveiliging

De commerciële website gebruikt geen advertentie- of marketingcookies. De applicatie gebruikt alleen technisch noodzakelijke sessie- en beveiligingscookies, bijvoorbeeld om ingelogd te blijven en misbruik van formulieren te voorkomen.

Terugstorten.nl gebruikt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder toegangsrollen, logging, versleuteling van gevoelige gegevens en beveiligde verbindingen. Geen enkel systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

De app Terugstorten Declareren

De Declareren-app van TweQxt gebruikt dezelfde beveiligde klantomgeving als de website. Je kiest je organisatie via een organisatiecode of registratielink. Beheerders van jouw organisatie kunnen gegevens verwerken binnen hun eigen bevoegdheden.

Met jouw keuze gebruiken we Firebase Cloud Messaging van Google om meldingen op je apparaat af te leveren. Hiervoor worden een installatie- of apparaattoken, technische gegevens voor de bezorging en de meldingstekst verwerkt. Je kunt actie- en betalingsmeldingen en algemene berichten afzonderlijk aan- of uitzetten in je profiel. Een algemeen bericht kan met titel en tekst op je vergrendelscherm verschijnen; de voorvertoning stel je ook in op je telefoon. We voegen geen IBAN of bonbestand toe aan pushberichten. Het tijdstip van ontvangst hangt mede af van je verbinding en telefooninstellingen.

Een meldingskoppeling verloopt uiterlijk 180 dagen na de laatste vernieuwing. Bij uitloggen wordt de actieve koppeling op dat apparaat ingetrokken; de bewaarde keuze kan na opnieuw inloggen met hetzelfde account worden hersteld. Algemene berichten en de bijbehorende bezorgregistraties worden na 30 dagen opgeruimd zodra de verwerkingstaak draait.

Als je account onthouden aanzet, bewaren we 30 dagen een versleutelde verwijzing naar je account op het apparaat. Je pincode of passkey blijft nodig als je sessie is verlopen. Appvoorkeuren worden maximaal 180 dagen bewaard. Je kunt deze keuzes zelf wijzigen.

Bij inloggen met Face ID of vingerafdruk gebruikt je telefoon een passkey. Terugstorten ontvangt geen gezichtsopname of vingerafdruk. We bewaren de openbare sleutel, een accountkoppeling en noodzakelijke registratie- en gebruiksgegevens om de aanmelding te controleren. De geheime sleutel blijft bij je apparaat of passkey-aanbieder. Je kunt een passkey in je profiel intrekken.

Je kunt zelf een bon fotograferen of een bestand kiezen. We vragen geen algemene toegang tot je fotobibliotheek of contacten. De offlinepagina bevat geen declaraties, bonnen of accountgegevens; voor die gegevens is internet nodig.

Wil je stoppen? Vraag verwijdering van je persoonlijke account en bijbehorende gegevens aan. Dit kan vanuit Profiel in de app of via deze website zonder opnieuw te installeren. We controleren eerst je identiteit en handelen het verzoek af met je organisatie. Gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, worden volgens die plicht bewaard; we informeren je bij afhandeling over de gegevens, reden en termijn.

8. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van gegevens of bezwaar tegen een verwerking. Wanneer een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken.

Gebruik hiervoor het contactformulier. Om misbruik te voorkomen kunnen we om aanvullende informatie vragen waarmee je jouw identiteit kunt aantonen. Bij gegevens van een declaratie of voorschot kan het verzoek worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke klantorganisatie.

Ben je niet tevreden over de behandeling van een privacyvraag, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, leveranciers of wettelijke eisen veranderen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.